Affittare il locale per eventi privati, cosa bisogna fare?

Affittare il locale per eventi privati, cosa bisogna fare?

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La ristorazione sta cambiando profondamente e affittare il locale per feste private è una delle nuove attività che i proprietari e/o i gestori possono sostenere.
Si tratta ovviamente di qualcosa di saltuario, ma che può offrire un sostentamento interessante, soprattutto nei periodi di lavoro meno intenso. Il locale, o una parte di esso, può essere dato in affitto per una particolare occasione di tipo privato.

Affittare il locale

La direttiva CE 123/2006

La direttiva CE 123/2006 (detta Bolkestein, dal nome del Commissario Europeo che ha seguito l’iter) ha segnato una svolta nel nostro paese, facendo sì che esista la possibilità di esercizio di più attività nello stesso locale, a condizione siano molto similari.
Il gestore o il proprietario del locale può quindi affittare una parte o tutta la location per eventi privati anche riservati. Per “riservati” si intendono situazioni su invito, il contrario di ciò che si interpreta con “pubblico esercizio”.

La legge 214/2011 – Liberalizzazione degli orari

La legge 214/2011 ha di fatto liberalizzato gli orari di apertura al pubblico degli esercizi. Questo cambiamento ha permesso di risolvere il “problema del pubblico esercizio” dato in affitto, consentendo alla proprietà del locale di chiudere l’attività al pubblico o di aprirla solo a una determinata cerchia di persone.

Come fare per affittare il locale? Alimenti e bevande da chi devono essere gestiti?

Le modalità di affitto del locale possono essere molte e di conseguenza sono diverse anche le tariffe. L’importo è legato a differenti fattori: il tempo di occupazione della sala, il numero di partecipanti, chi dovrà svolgere l’operazione di catering, le risorse umane impiegate, le richieste del cliente e molto altro.
Gli alimenti e le bevande possono essere gestiti dallo staff interno e quindi l’attività diventa simile a quella del catering service. Si tratta di un’opportunità commerciale interessante di promozione per il ristoratore.

Cucina ristorante

La responsabilità è del cliente o del gestore del locale?

La responsabilità dell’evento è a carico sia del proprietario/gestore del locale sia del cliente a cui è stato affittato il locale. La responsabilità è un fattore spesso sottovalutato, ma i fattori di rischio sono pressoché infiniti: la sicurezza del locale, il rispetto delle normative acustiche (disturbo della quiete pubblica), la sicurezza sanitaria, il rispetto degli obblighi fiscali e tanti altri.
Il suggerimento fondamentale è di stabilire una scrittura tra esercente e cliente.

I 10 suggerimenti per la scrittura (contratto) tra esercente e cliente

Il tema del contratto tra cliente e attività di ristorazione era già stato affrontato durante il corso “Banqueting, organizzazione e pianificazione”. Si tratta di un argomento delicato, tanto difficile da comunicare al cliente quanto importante per lo svolgimento dell’attività.
E’ fondamentale stabilire il servizio col cliente, per lavorare in modo corretto e consapevole, senza rischi (anche economici) a fine lavoro.
Ecco una lista di temi che è bene chiarire nella scrittura:

  1. tempo e luogo dell’evento (per esempio, in caso di affitto completo del locale, bisogna avvisare con un cartello in esterna che la location è riservata per quell’intervallo)
  2. scopo dell’affitto del locale
  3. tipo di servizi richiesti (accettazione degli invitati, catering, beverage, etc.)
  4. costo di ciascun servizio offerto e relative modalità di pagamento
  5. persone dello staff richieste e rispettivo ruolo
  6. numero di partecipanti
  7. liberatoria di responsabilità per danni causati a terzi dai partecipanti
  8. rispetto delle normative in essere (per esempio l’intrattenimento musicale)
  9. fissare una cauzione per eventuali danni al locale
  10. stabilire che il pubblico non possa accedere all’evento privato

Questi ovviamente sono tutti suggerimenti che possono risultare particolarmente utili per allargare il proprio ventaglio di servizi offerti alla clientela. Chi volesse approfondire l’argomento può leggere il testo completo della direttiva CE 123/2006.

2 COMMENTI

  1. Buongiorno ho letto il vs. Articolo, molto interessante. Avrei due quesiti. Il ristorante, quando diventa riservato completamente per un evento privato perde la sua qualità di pubblico esercizio e diventa un luogo privato in possesso temporaneo del locatario?
    Ci sono circolari in tal senso o del ministero dello sviluppo economico o degli interni?
    In questo caso, non si applicherebbe il TULPS e quindi, in caso di feste, sarebbe lecito il ballo anche senza licenza di pubblico spettacolo ovvero parere di agibilità del comune?
    Grazie
    Gabriele Valli

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